Click pentru mai multe produse.
Nu au fost gasite produse.

Favorite
Categorii blog
Ultimele comentarii
Fara comentarii
Cautare in blog

ARHIVAREA DOCUMENTELOR – CE INSEAMNĂ ACEST PROCEDEU SI CARE ESTE LEGISLATIA IN ACEST SENS?

Postat pe5 luni in urma De

Ca să înțelegi foarte bine informațiile, este necesar ca, înainte de toate, să afli definiția arhivării. Asadar, ce este arhivarea? Aceasta presupune păstrarea unor acte în original timp de mai mulți ani, pentru a face dovada tuturor operațiunilor efectuate în urmă cu o perioadă. În general, documentele sunt ordonate, astfel încât să poată fi găsite ușor. Operațiunea nu trebuie făcută oricum, ci în concordanță cu legislația specifică. Pentru a afla mai multe despre acest proces, citește în continuare articolului.

1. Totul despre arhivarea documentelor: de ce și cum se face

Acum că ai aflat ce înseamnă arhivare, a venit timpul să te pui la curent cu numeroase date valoroase despre aceasta.

Care este importanța arhivării documentelor

Arhivarea actelor facilitează accesul rapid la informațiile petrecute în trecut și consemnate în diverse tipuri de documente, ajută în cazul unor inspecții fiscale și poate reprezenta mijloc de probă în instanță, în cazul unor neînțelegeri. În plus, reprezintă o modalitate de securizare și inventariere a documentelor, asigurând confidențialitatea și păstrarea intactă a acestora. În procedura de arhivare a documentelor trebuie să se înregistreze toate actele care intră sau ies din companie.

Cu alte cuvinte, arhivarea documentelor, mai ales cele contabile, este stringentă în instituțiile publice și nu este admis ca aceasta să nu fie făcută, atât din punct de vedere legal, cât și etic.

Cum se face arhivarea documentelor – Instrucțiuni privind activitatea de arhivă

Procedura operațională privind arhivarea se face cu ajutorul a multor etape. Acestea sunt:

  • Primirea actului;
  • Completarea registrului de intrări;
  • Verificarea constituirii documentului (în cazul descoperii unor nereguli, se efectuează modificări);
  • Indexarea actului într-un dosar.

Este necesar de reținut faptul că arhivarea dosarelor trebuie făcută în anumite condiții. Există câteva reguli stricte, care nu trebuie încălcate atunci când vine vorba despre depozitarea și păstrarea actelor contabile.

Condițiile care trebuie îndeplinite cu privire la încăperea destinată materialelor pentru arhivare:

  • Zona nu trebuie să prezinte igrasie;
  • Încăperea nu trebui să fie expusă pericolului de inundație, explozie sau incendiu;
  • Toate încăperile de acest fel trebuie să aibă stingătoare echipate;
  • Geamurile trebuie să aibă gratii, pentru a se preveni furtul;
  • În interiorul camerelor, temperatura trebuie să fie cuprinsă între 15-25 de grade Celsius, iar umiditatea, de 40-65%;
  • Nu trebuie depozitate și obiecte care nu fac parte din arhivă.

Astfel, arhivarea și circuitul documentelor este un proces complex, motiv pentru care în fiecare instituție publică trebuie să existe o persoană care să se ocupe exclusiv de această operațiune.

Totul despre arhivarea documentelor: de ce și cum se face

2. Legislația referitoare la arhivarea documentelor – Care sunt legile cu privire la acest procedeu?

Ai luat la cunoștință ce este și ce presupune arhivarea documentelor, fapt pentru care acum trebuie să afli care sunt legile în acest sens.

Astfel, legea arhivelor susține faptul că fiecare entitate economică este obligată să păstreze ce atestă efectuarea unor tranzacții. În plus, toate aceste acte trebuie să conține informații relevante și adevărate, iar acestea trebuie semnate de către persoanele care se ocupă cu înregistrarea lor în arhivă.

Legea arhivelor propune un termen de păstrare a documentelor. Acesta se împarte în mai multe categorii, astfel:

  • Trebuie să fie păstrate timp de 50 de ani ștatele de plată;
  • Registrele de contabilitate se păstrează pentru 10 ani;
  • Documentele care se păstrează pentru 5 ani sunt: bonurile de consum, fișele de magazine, borderouri de achiziție, ordinuri de deplasare, note de debitare sau creditare și angajamentele de plată.

După expirarea termenului de păstrare a documentelor, acestea trebuie eliminate din arhivă, pe baza unui proces-verbal.

Păstrarea documentelor se poate face electronic sau sub formă tipărită, pe hârtie. Legea arhivării permite instituțiilor publice și entităților comerciale să aleagă varianta preferată de arhivare a documentelor. În cazul în care actele sunt păstrare în format fizic, acestea trebuie să fie puse în dosare numerotate.

Legea arhivării documentelor contabile se aplică următoarelor entități:

  • Societăți comerciale
  • Companii naționale
  • Regii autonome
  • Institute naționale
  • Societăți cooperatiste
  • Asociații

În care în care nu sunt respectate aceste reguli, plătitorul va fi sancționat cu o amendă cuprinsă între zeci de mii de lei, în funcție de mărimea societății.

În cele din urmă, este recomandat să urmezi cu atenție toate aceste reguli prevăzute în lege, pentru a sta cât mai departe de eventualele sancțiuni pe care le poți primi dacă nu le respecți. În plus, nu încerca să eviți arhivarea documentelor contabile, deoarece aceasta te poate ajuta foarte mult în diverse situații.

Sursa foto: Unsplash.com

Posteaza un comentariu
Lasa un raspuns
Va rugam autentificati-va pentru a posta un comentariu.

Meniu

Setari

Creaza un cont gratuit pentru a salva articolele favorite.

Autentificare